Quy trình tổ chức sự kiện - Lập kế hoạch tổ chức sự kiện

Quy trình tổ chức sự kiện là yếu tố lớn nhất đẫn đến thành công của Event của bạn. Bất kì ai lần đầu tự tổ chức sư kiện cũng sẽ gặp khó khăn trong lập quy trình như thế nào. Sau đây mình sẽ chia sẻ những kinh nghiệm của mình khi tổ chức sự kiện.

Quy trình tổ chức sự kiện

Sau khi đã nhận được yêu cầu chung về chương trình sự kiện của bạn tổ chức như:

Mục đích, lý do tổ chức sự kiện.
Số lượng khách mời tham gia, đối tượng tham dự.
Các yêu cầu đối với chương trình sự kiện.
Các yếu tố khác.

Từ đó sẽ xác định được hướng đi cho công việc tổ chương trình chức sự kiện của mình.

Xem thêm: Thiết kế web chuẩn seo

Tìm cộng tác để lên ý tưởng và viết kế hoạch thực hiện.

Đây là bước mà bạn cần tìm những người có kinh nghiệm, giàu tính sáng tạo để phục vụ cho việc lên quy trình tổ chức sự kiện của bạn. Bạn cần phải tìm ra các ý tưởng ban đầu cho các nội dung:

Chủ đề chương trình: Đây là tên của chương trình của bạn, bạn phải tìm được tên chương trình mà khi người nghe cái tên này thì họ sẽ biết được chương trình đang nói về vấn đề gì; có thể viết theo nghĩa đen nhưng theo mình thì nên viết theo nghĩa bóng. Nó sẽ tạo được ấn tượng hơn.
Theme: Đây được xem như là bộ cánh bạn khoác lên cái sự kiện của bạn. Bạn nên chọn gam màu phù hợp với nội dung, chủ đề, đối tượng tham dự của chương trình nhé.
Lên danh sách những thứ cần chuẩn bị: Âm thanh ánh sáng, đạo cụ, vật dụng sân khấu và ước tính chi phí.
Viết kế hoạch chung: Đây giống là bản tóm tắt chương trình của bạn. Trong này ghi thời gian của các hoạt động trong chương trình để tiện cho các nhóm thực hiện.
Viết kế hoạch chi tiết cho từng công đoạn. Đây là chi tiết những việc phải làm trong một nội dung cho từng nhóm riêng và từng công đoạn. Đoạn này bạn nên ghi rõ ra là cần phải làm như thế nào.
Dự trù thêm những tình huống xấu có thể phát sinh ra và chuẩn bị cách xử lí tình huống nhé.

Sau khi đã có được kế hoach tổ chức thì tìm cộng tác và phân chia công việc cho từng bộ phận. Bạn nên giao luôn kế hoạch chi tiết và mô tả kĩ lưỡng nhé.

Xem thêm: Tổ chức gala dinner tại Hà Nội

Công tác chuẩn bị tổ chức cho chương trình sự kiện.

Sau khi đã kế hoạch mô tả về quy trình tổ chức sự kiện của bạn rồi thì tiến hành công tác chuẩn bị thôi. Đây là bước đưa từ giấy ra thực tế. Có thể sẽ có nhiều sự khó khăn đấy. Tuy nhiên bạn hạn chế nhất việc sửa kế hoạch đã đề ra quá nhiều nhé. Vì như thế có thể sẽ đi lệch mục tiêu ban đầu.

Sau khi bạn đã chuẩn bị được đầy đủ trang thiết bị, dụng cụ; thì tiến hành công việc thôi. Bây giờ bạn như là thủ lĩnh. Cần phải tiến hành việc kiểm tra, giám sát, đôn đốc các bộ phận triển khai một cách an toàn và đúng tiến độ.

Bạn nên chuẩn bị mọi thứ cho sự kiện càng sớm càng tốt và hoàn thành muộn nhất là trước một tiếng nhé.

Quy trình tổ chức sự kiện

Trong khi chương trình diễn ra thì bạn cũng cần phải tiếp tục đôn đốc các bộ phận, cá nhân tập thể trong chương trình như các tiết mục văn nghệ, trò chơi…

Dọn dẹp chiến trường – Công đoạn cuối của Quy trình tổ chức sự kiện.

Sau khi chương trình kết thúc thì công việc xử lí bãi chiến trường là công việc nặng nhất, mệt nhất. Hãy phân chia công việc rõ ràng; và nhớ xắn tay áo vào làm cùng mọi người nhé. Sau đó hãy cùng đội vừa tổ chức một bữa liên hoan chúc mừng thành công chương trình (mà không thành công lắm cũng làm bữa để rút kinh nghiệm).

Vừa rồi mình đã điểm qua các bước cơ bản của quy trình tổ chức chương trình. Tất nhiên là ngoài thực tế nó khó khăn hơn nhiều khi bạn bắt tay vào làm. Chúc bạn có những chương trình sự kiện thành công nhé !

Xem thêm: Công ty Tổ Chức Sự KIện BIZEVENT